Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) in Deutschland für den B2B und B2G Bereich verpflichtend. Dies bedeutet, dass alle Rechnungen zwischen Unternehmen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden müssen.

E-Rechnungen sind digitale Rechnungen, die in einem vorgegebenen strukturierten elektronischen Datenformat gemäß der europäischen Norm EN 16931 elektronisch erstellt, übermittelt und empfangen werden. Anders als bei klassischen Papierrechnungen erfolgt das gesamte Handling digital. Im Gegensatz zu PDFs enthalten E-Rechnungen einen automatisch verarbeitbaren XML-Standard. In Deutschland gibt es zwei Varianten: xRechnung und ZUGFeRD.

Was sind die Standards xRechnung und ZUGFeRD?

Beide Formate ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung von elektronischen Rechnungen durch Software, bieten jedoch je nach Anforderungen verschiedene Ansätze für Rechnungssteller und -empfänger.

Die xRechnung ist ein strukturiertes, XML-basiertes Format für den digitalen Rechnungsaustausch. Es wird bereits gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verwendet. Obwohl es in vielen Bereichen des öffentlichen Sektors verpflichtend ist, ist es noch nicht überall in der Verwaltung eingeführt.

ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das strukturierte Rechnungsdaten und ein lesbares PDF kombiniert. Das PDF/A-3-Format enthält eingebettete XML-Daten, wodurch die Rechnung sowohl visuell angezeigt als auch automatisch verarbeitet werden kann. Der XML-Teil ist für den Fiskus bindend und wichtig für die Validierung. Buchhalterinnen und Buchhalter sollten daher besonders auf Unterschiede achten und nicht nur die lesbare Version verwenden.

ZUGFeRD findet im B2B-Bereich breite Anwendung. Während die xRechnung vollständig automatisiert werden kann und darauf ausgelegt ist, bietet ZUGFeRD eine flexiblere Lösung, die beide Ansätze unterstützt.

Die Einführung der E-Rechnung soll die Effizienz und Transparenz im Rechnungswesen erhöhen und gleichzeitig den Umsatzsteuerbetrug bekämpfen. Unternehmen müssen sich auf diese Umstellung vorbereiten, indem sie ihre Rechnungsprozesse und IT-Systeme anpassen.

Wer muss wann E-Rechnungen nutzen?

Egal ob Freiberufler, Kleinunternehmer, Startup oder großer Handelskonzern – E-Rechnungen werden für alle Pflicht, die B2B oder B2G Geschäfte machen. Dies gilt unabhängig davon, ob du bilanzierst, eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung nutzt, umsatzsteuerpflichtig bist oder als Kleinunternehmerin und Kleinunternehmer arbeitest.

Nutzen Sie TopHandwerk, smarthandwerk oder so gar schon smarthandwerk pro dann können wir Ihnen mitteilen das die Software alles mitbringt um mit E-Rechnung arbeiten zu können.

Sie haben die Möglichkeit E-Rechnungen als X-Rechnungen oder als ZUGFeRD in verschiedenen Versionen zu erzeugen. Sie können aber ebenso schon E-Rechnungen Ihrer Lieferanten z.B. in das System importieren und verarbeiten.

Melden Sie sich bei uns wenn Sie unsicher sind, dann helfen wir Ihnen gerne bei einer kurzen Einweisung weiter.

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